HR Payroll Specialist (40%)

Wärtsilä is an innovative technology company known for being a forerunner in the Marine and Energy markets. Every day, we – Wärtsilians - put our hearts and minds into turning Wärtsilä's purpose of enabling sustainable societies through innovation in technology and services into reality. Our ultimate aim is to provide increased value to both our customers and society. New, game-changing ideas and continuous improvement have been part of our DNA since 1834. Together, we can create new business opportunities and more sustainable future that we can all be proud of. 

We want to transition the world towards a decarbonised and sustainable future. By pushing the boundaries of engineering and technology, we can make it work. We are always on the lookout for future-oriented talent – want to join the ride?

We are looking for an HR Payroll Specialist (40%) responsible for managing HR administration and payroll-related processes for Switzerland. The role focuses on ensuring the accurate, timely, and compliant execution of recurring HR tasks while providing support to employees and internal stakeholders.

The location for this position is in Frauenfeld, Switzerland.

Your role and responsibilities   

As an HR Specialist, your key responsibilities will include:

• Processing payroll mutations, child allowance adjustments, sick pay and accident notifications, and withholding tax across Swiss cantons, in collaboration with the external payroll provider.
• Ensuring compliance with social security (AHV, BVG) and supporting year-end payroll processes.
• Overseeing absence and time management using the RTM tool in collaboration with the Time Controller.
• Preparing related statistics, and handling month-end closing activities.
• Maintaining accurate HR master data, supporting personnel cost reporting, and acting as the first point of contact for employee inquiries on payroll, benefits, and policies.
• Managing employee entries and exits, including contracts, amendments, and work permits, while preparing reference letters and coordinating with authorities.
• Coordinating administrative tasks for language courses and selected training activities, ensuring efficient and service-oriented HR support.

Requirements for the position  

• Proven experience in HR administration and payroll processes, preferably in Switzerland.
• Strong knowledge of Swiss labor laws, social security, and payroll regulations.
• High attention to detail and accuracy in a compliance-driven environment.
• Proficiency in HR systems and tools, with good MS Office skills.
• Good communication skills in English and German, with a proven ability to engage with a wide range of stakeholders both internally and externally.
• Effective organizational skills - able to prioritize tasks and work to deadlines.
• Pro-active, cooperative and independent individual.
• Passion for excellent customer service.
• Team player who engages and collaborates with others to deliver results.

 Role Highlights

• A dynamic HR position focused on operational excellence, without leadership responsibilities.
• Work in a detail-oriented, payroll- and regulation-driven environment where accuracy is key.
• Partner closely with the HR Manager Switzerland, Finance team, and external service providers to ensure seamless processes.
• Designed as a 40% role, offering a balance between professional contribution and personal flexibility.

Why you and us?

You are valued – as your true self. At Wärtsilä YOU matter. We value diversity and are committed in supporting inclusive work community.

Your growth is supported. We believe in continuous learning & teamwork. Wärtsilian community has your back when it comes to development opportunities – so you can develop beyond your potential. 

You get to make a difference. Innovation and sustainability are important for us. Every day, we - Wärtsilians - put our hearts and minds into enabling sustainable societies through innovation in technology and services into reality. 

Contact & next steps

Does this sound like the job for you? If yes, submit your application before the deadline through our Careers portal. Applications submitted via email or through recruitment agencies will not be considered.

Our recruiting tool recognizes the time zone where the job ad has been published and closes the application period according to the same time zone. We will be conducting interviews with qualified candidates throughout the process and aim to keep you informed along the way.

Are you still wondering if you should apply and would like to get something clarified? Please reach out to Fabian Flühler, HR Manager Switzerland via email at fabian.fluhler@wartsila.com with any questions related to this position (only for questions from direct job applicants, applications through email will not be recorded or responded to).

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HR Payroll Specialist (40%)

Für unser Team suchen wir eine*n HR Payroll Specialist (40%), der/die für die HR-Administration und die damit verbundenen Payroll-Prozesse in der Schweiz verantwortlich ist. Der Fokus dieser Rolle liegt auf der korrekten, termingerechten und gesetzeskonformen Abwicklung wiederkehrender HR-Aufgaben sowie auf der Betreuung von Mitarbeitenden und internen Anspruchsgruppen.

Arbeitsort: Frauenfeld, Schweiz

Ihre Rolle und Aufgaben

Als HR Payroll Specialist übernehmen Sie insbesondere folgende Verantwortlichkeiten:

• Verarbeitung von Payroll-Mutationen, Kinderzulagen, Krankheits- und Unfallmeldungen sowie die Verarbeitung der Quellensteuer über verschiedene Schweizer Kantone hinweg in Zusammenarbeit mit dem externen Payroll-Provider
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Bereich der Sozialversicherungen (AHV, BVG) sowie Unterstützung bei den Jahresendprozessen der Lohnabrechnung
• Betreuung des Absenzen- und Zeitmanagements mittels RTM-Tool in Zusammenarbeit mit den Time-Controllern. Erstellung entsprechender Statistiken sowie Durchführung der Monatsabschlüsse
• Pflege und Sicherstellung korrekter HR-Stammdaten, Unterstützung im Bereich der Personalkostenreports sowie erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei Fragen zu Lohn, Sozialleistungen und HR-Richtlinien
• Abwicklung von Ein- und Austritten (Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Arbeitsbewilligungen), Erstellung von Arbeitszeugnissen und Koordination mit Behörden
• Administrative Koordination von Sprachkursen und ausgewählten Weiterbildungsaktivitäten zur Sicherstellung eines effizienten und serviceorientierten HR-Supports

Anforderungen an die Position

• Nachgewiesene Erfahrung in der HR-Administration und Lohnabrechnung, idealerweise im Schweizer Umfeld
• Gute Kenntnisse des Schweizer Arbeitsrechts, der Sozialversicherungen und der Payroll-Regularien
• Hohe Genauigkeit und Detailorientierung in einem compliance-getriebenen Arbeitsumfeld
• Sicherer Umgang mit HR-Systemen sowie gute MS-Office-Kenntnisse
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie die Fähigkeit, mit internen und externen Stakeholdern souverän zu interagieren
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten
• Proaktive, kooperative und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Kundenkontakt
• Teamplayer*in mit hoher Kollaborationsfähigkeit

Highlights der Rolle

• Operative HR-Funktion mit Fokus auf Exzellenz, ohne Führungsverantwortung
• Tätigkeit in einem detail- und regelungsorientierten Umfeld, in dem Genauigkeit entscheidend ist
• Enge Zusammenarbeit mit dem HR Manager Switzerland, dem Finance-Team sowie externen Dienstleistern
• 40%-Pensum, das eine gute Balance zwischen beruflichem Engagement und persönlicher Flexibilität ermöglicht

Warum Sie und wir?

Sie werden wertgeschätzt – genauso, wie Sie sind.
Bei Wärtsilä stehen Sie im Mittelpunkt. Wir schätzen Vielfalt und fördern aktiv eine inklusive Arbeitskultur.

Ihre Entwicklung wird unterstützt.
Wir glauben an kontinuierliches Lernen und Teamarbeit. Die Wärtsilä-Community unterstützt Sie bei Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung – damit Sie über sich hinauswachsen können.

Sie leisten einen echten Beitrag.
Innovation und Nachhaltigkeit sind zentrale Werte für uns. Jeden Tag setzen wir unser Wissen und unsere Leidenschaft dafür ein, durch technologische Innovationen und Services eine nachhaltige Zukunft zu ermöglichen.

Kontakt & nächste Schritte

Klingt diese Position nach der richtigen Herausforderung für Sie?
Dann bewerben Sie sich bitte vor Ablauf der Bewerbungsfrist über unser Karriereportal. Bewerbungen per E-Mail oder über Personalvermittlungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Unser Recruiting-System berücksichtigt die Zeitzone des Veröffentlichungsortes der Stelle und schliesst die Ausschreibung entsprechend. Vorstellungsgespräche werden laufend mit geeigneten Kandidat*innen geführt, und wir halten Sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden.

Haben Sie noch offene Fragen, bevor Sie sich bewerben möchten?
Dann wenden Sie sich gerne an Fabian Flühler, HR Manager Switzerland, per E-Mail an fabian.fluhler@wartsila.com (ausschliesslich für Fragen von Direktbewerber*innen; Bewerbungen per E-Mail werden nicht berücksichtigt).

Last application date: 22/01/2026 

At Wärtsilä we value, respect and embrace all our differences, and are committed to diversity, inclusion and equal employment opportunities; everyone can be their true self and succeed based on their job-relevant merits and abilities. 

Please note that according to Wärtsilä policy, voluntary consent for a security check may be required from candidates being considered for this position, depending on the applicable country.

This is Wärtsilä 

Wärtsilä is a global leader in innovative technologies and lifecycle solutions for the marine and energy markets. Our team of 18,300 professionals, in more than 230 locations in 77 countries, shape the decarbonisation transformation of our industries across the globe. Read more on www.wartsila.com.