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Primary Location: 

Japan - Toyama, JP

Function:  Sales & Marketing
Job Category:  Sales & Marketing

Order Intake Coordinator, New Build (Toyama Japan)


Wärtsilä is an innovative technology company known for being a forerunner in the Marine and Energy markets. Every day, we – Wärtsilians - put our hearts and minds into turning Wärtsilä's purpose of enabling sustainable societies with smart technology, and our Smart Marine and Energy visions into reality. Our ultimate aim is to provide increased value to both our customers and society. New, game-changing ideas and continuous improvement have been part of our DNA since 1834. Together, we can create new business opportunities and more sustainable future that we can all be proud of. 

We want to transition the world towards a cleaner future. By pushing the boundaries of engineering and technology, we can make it work. We are always on the lookout for future-oriented talent – want to join the ride?

 

We are currently looking for a
Order Intake Coordinator, New Build, Shaft Line Solutions, Toyama, Japan 
新造船向け受発注業務
You will be a member of our New Build, Sales Management team, as a key person in our Order Intake Coordination process for our continuous increasing NB delivery. Worklocation for this position is in Toyama, Japan.

主にバルチラ中国、バルチラ韓国、その他バルチラ欧州のアカウントマネージャー(営業スタッフ)が顧客から受注したオーダーを受け、工場への受発注業務や納期を管理する仕事です。 顧客から受注する案件は、以下のプロセスに従って処理を進めますが、下記のプロセスは完結するまでに約1年ほどの時間を要するため、根気強い対応、そしてアカウントマネージャーと工場との調整を必要とします。同時に複数の案件を同時進行する案件のタスク管理を自らで行っていただくことになります。また、ご入社後は引き継ぎを行い、上司や周囲のメンバーにはわからないことはもちろん遠慮なく聞いていただけるそして相談していただける環境ですが、特に上司から指示があって日々動くという環境では無いので、自らしっかりとタスク管理をして仕事を進めていただくことになります。
 

 

Main Responsibilities:
・ Handling and coordination of inquiries, quotations and orders to internal and external customers  according to set processes and KPI's. 
・ Quality and timely Response for inquiries, quotations and orders 
・ Verification of inquiries, quotations and orders regarding correctness and  completeness, and coordinate corrective action when necessary 
・ Follow-up of deliveries, including possible problem solving and claim handling 
・ Handling and coordination of non-conformities 
・ Communication including negotiation skills of additional information required, lead times, returns and claims 
・ Informing or updating on changes, status and handling of Order Acknowledgements 
・ Act as a link between external customers and various departments in SBJP involved in  New Build delivery process 
・ Communicate (e-mail or telephone) with external and internal  interested parties regarding inquiries, orders and deliveries 
・ Close cooperation and follow-up with Account Managers in New Build countries in China, South Korea, Japan, Taiwan and rest of the world
・ Projects Management、Products Cost Reduction, Products Rationalisation etc. Projects managements
・ Marketing、Business Intelligence, Analysis of competitors

・設定されたプロセスとKPIに従って、内外部の顧客への問い合わせ、見積、注文処理とその調整。
・引合い、見積、注文に対する良質でタイムリーな対応
・引合い、見積、注文の業務確認と正確に完結させる、必要に応じて是正措置を講じ、調整する。
・問題解決とクレーム処理を含む、配送のフォローアップ
・不適合品の取り扱いとコーディネーション
・調整が必要な追加情報、リードタイム、返品、クレームの交渉スキルを含むコミュニケーション
・注文確認の変更、ステータス、受発注処理に関する通知または更新
・納入プロセスに関わるさまざまな関連部門及び顧客を繋ぐ。
・内外部署電子メールまたは電話での引合い、注文、配送に関するやりとり
・中国、韓国、日本、台湾、その他の世界の新興国のアカウントマネージャーとの緊密な協力とフォローアップ
・プロジェクト管理、製品コスト削減、製品合理化など。プロジェクト管理
・マーケティング、ビジネスインテリジェンス、競合他社分析
 

 

補足:
(受発注業務のプロセス)
①    国内または海外顧客からの引き合い
②    見積(仕様・価格確認後)
③    価格交渉(社内ディスカウント申請フロー) 
④    弊社の富山工場へ発注・手配    
⑤    Project 管理(担当分のHite rate, Discount, Sales Valve,納期管理、お見積り管理、クレーム窓口、工場と顧客の間の納期調整、金額調整等)        
⑥    発注物の輸出        
⑦    請求書の送付        
*売上げUPに向け、アカウントマネージャーへのフィードバックやコミュニケーション。
*海外顧客(対ネットワークカンパニー)の場合、価格調整・見積もり以外にも、海外ネットワークカンパニー(バルチラチャイナ、バルチラコリア、その他バルチラ欧州)と工場の間に立って、 仕様の確認や、ネットワークカンパニー(もしくは最終客先である造船所・船主)の意向を工場に伝える、あるいは工場の確認をネットワークカンパニーに伝える。
*入力したデータ修正や入金管理の業務。
*国内案件の場合は、お客様(造船所)との直接のコミュニケーション。
*工場との間では、納期調整を生産管理部を行ったり、クレーム案件では品質部との交渉。
*社内プロジェクト、プロダクトコスト削減、プロダクト最適化等の社内プロジェクトの管理業務
*自社、他社その他の組織データ/情報分析、収集・蓄積・報告業務

 

Requirement :
(必須)
・ネイティブとしての日本語とビジネスレベルの英語の読み書き及び会話能力
・SAPの使用経験
・組織の中での業務経験
・細かな事務処理力, 数字に敏感であること
・単独ですすめられる能力と、電話やメールを利用した遠隔の方とのスムーズなコミュニケーション能力
・オープンマインド、フレキシブル、セルフスターター
・Excel(必須):入力・修正、SUM・Vlookup関数等基本的な関数
・Word(必須):入力・修正、書式設定、表の挿入
・マーケティング、データ・情報分析、プロダクトコスト削減、プロダクト最適化等の社内プロジェクトの管理業務

(Mandatory)
・ Business level English and Japanese. Good communication skills in English
・ Knowledge of SAP is considered an advantage. 
・ Organized and structured way of working 
・ Attention to detail of administrative work, having a good with numbers 
・ Good ability to work independently and remotely
・ Open minded, Flexible, Team player 
・ Note: Technical background is not required
・ Excel:SUM・Vlookup 、Word.
・ Marketing, Business Intelligence, Internal Project & Project Management. 

 

(あれば尚可)
・多国籍企業(機械製造業)での同業務経験2年以上
・貿易の知識
・顧客との契約書レビュー(英文)
・国内・海外営業又は営業支援業務経験
・マリン業界経験
(Preferred)
・Ideally, 2 years of experience of similar tasks with a multinational company Industrial maker).
・knowledge of import/export.
・Review of contract detail.
・Domestic/Overseas Sales or Sales Support 
・Marine industry experience

 

Education:
・Education: College or University 短期大学卒業以上
 

 

 

Last application date: 31/10/2020


This is Wärtsilä

Wärtsilä is a global leader in smart technologies and complete lifecycle solutions for the marine and energy markets. By emphasising sustainable innovation, total efficiency and data analytics, Wärtsilä maximises the environmental and economic performance of the vessels and power plants of its customers. In 2019, Wärtsilä’s net sales totalled EUR 5.2 billion with approximately 19,000 employees. The company has operations in over 200 locations in more than 80 countries around the world. Wärtsilä is listed on Nasdaq Helsinki. Find out more at www.wartsila.com

 

Wärtsilä in Japan employs 200 Wärtsilians. To get to know more about Wärtsilä in Japan, visit our homepage on https://www.wartsila.com/jpn

Reference materials: 
https://www.youtube.com/user/wartsilacorp/featured