Payroll coordinator/ Coordinateur Paie et RH H/F

As a replacement for maternity leave, we are looking for a Payroll and HR Administration Coordinator M/F

What you will be doing :

In collaboration with 2 HR Managers and reporting to the Head of Human Resources France, you will be the point of contact for all Payroll related matters for all our locations.

• Your main role will be to act as the interface with our external service provider in charge of producing the monthly payroll in SAP.
• You will be responsible for the management of our service provider, ensuring that reliable variable payroll elements are provided, answering their questions, approving the final payroll file before transfer to the bank, and ensuring that the mandatory post-payroll activities are carried out correctly.
• You will also provide answers to both employees and managers on the most common payroll issues (e.g. time off management, overtime calculation methods, etc.). You will coordinate the various payroll missions that occur throughout the year (profit sharing, bonuses, implementation of increases ....), and secure the payroll and transfer schedule.
•  In addition, you will also be the main Key User of the Horoquartz Time Management tool "E temptation". You will be responsible for keeping it up to date (staffing, organisations) and for the correct interfacing with SAP Payroll. You will be responsible for answering questions from our employees and business key-users.
•  you will be responsible for the preparation of recurring mandatory statistics and reports (BDES, Gender Equality Index, declaration of Disabled Workers, etc.) and will be in charge of reports on request.
• You will be responsible for the proper maintenance of personnel files and the updating of internal documents (organisation charts, entry-exit book, etc.).

Who you are :

• You have a higher education degree in human resources (Bac + 3) and 5 to 7 years experience in a similar role, in an international industrial environment.
• You will have a strong background in payroll issues and will be able to provide solid support to your internal contacts and act as a real conductor for our external service provider.
•  You will have a good sense of organisation and discretion, be rigorous and pragmatic, and have great cultural and relational adaptability.
• You are a good team player and you are able to work on your own in the execution of your missions.
• Your level of professional English will enable you to communicate well on an international level.
• You will have to travel occasionally between our different sites in France.

This position is ideally based in Mulhouse. The sites of Surgères (17) and Paris la Défense are also possible.

You will have access to remote working and various social benefits (Health Insurance, meal vouchers,...).

Replacement is foreseen from May 5th 2025 to January 30 2026

En remplacement du congé maternité, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) de la paie et de l'administration des ressources humaines H/F

Vos principales missions :

En collaboration avec 2 responsables RH et sous la responsabilité du directeur des ressources humaines France, vous serez le point de contact pour toutes les questions liées à la paie pour tous nos sites.

• Vous assurerez la relation avec notre prestataire de services externe chargé de produire la paie mensuelle dans SAP.
• Vous serez responsable de la gestion de notre prestataire, en veillant à ce que des éléments variables de paie fiables soient fournis, en approuvant le fichier de paie final avant virements, et en veillant à ce que les activités obligatoires post-paie soient effectuées correctement.
• Vous fournirez également des réponses aux employés et aux managers sur les problèmes de paie les plus courants (par exemple, la gestion des congés, les méthodes de calcul des heures supplémentaires, etc.). Vous coordonnerez les différentes missions de paie qui se déroulent tout au long de l'année (participation aux bénéfices, primes, mise en œuvre des augmentations ....), et sécuriserez le calendrier de paie et de versement.
• Vous serez également l'utilisateur référent de l'outil de gestion du temps Horoquartz "E temptation". Vous serez responsable de sa mise à jour (personnel, organisations) et de la bonne interface avec la paie SAP. 
•  Vous serez responsable de la préparation des statistiques et des rapports obligatoires récurrents (BDES, Index d'égalité des genres, déclaration des travailleurs handicapés, etc.) et serez en charge des rapports sur demande.
• Vous serez chargé des dossiers du personnel et de la mise à jour des documents internes (organigrammes, registre d'entrée-sortie, etc.).

Votre profil : 

• Vous avez un diplôme de l'enseignement supérieur en ressources humaines (Bac + 3) et 5 à 7 ans d'expérience dans un rôle similaire, idéalement dans un environnement industriel international.
• Vous aurez une solide expérience en matière de paie et serez en mesure de fournir un soutien solide à vos contacts internes et d'agir en tant que véritable chef d'orchestre pour notre prestataire de services externe.
•  Vous aurez un bon sens de l'organisation et de la discrétion, serez rigoureux(se) et pragmatique, et aurez une grande capacité d'adaptation culturelle et relationnelle. Vous êtes un bon joueur d'équipe et vous êtes capable de travailler de manière autonome dans l'exécution de vos missions.
• Vous parlez anglais courament

• Vous serez amené à vous déplacer occasionnellement entre nos différents sites en France.

Ce poste est idéalement basé à Mulhouse. Les sites de Surgères (17) et Paris la Défense sont également possibles.

Vous aurez accès au télétravail et à divers avantages sociaux (assurance santé, chèques-repas,...).

Le remplacement est prévu du 5 mai 2025 au 30 janvier 2026.

Last application date: 30/04/2025 

At Wärtsilä we value, respect and embrace all our differences, and are committed to diversity, inclusion and equal employment opportunities; everyone can be their true self and succeed based on their job-relevant merits and abilities. 

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